Система электронного документооборота (СЭД) оптимизирует процессы компании, делая работу с документами быстрой, удобной и прозрачной. Подробнее ознакомиться с возможностями и видами систем можно на https://a2b.su/modules/sed/.
Стоимость внедрения и эксплуатации СЭД отличается. В этой статье мы рассмотрим, что влияет на цену и на какие моменты стоит обратить внимание при выборе ПО.
Тип лицензирования
Цена СЭД во многом зависит от модели лицензирования. Есть три основных варианта: On-Premise, SaaS и Open Source.
On-Premise – это разовая покупка подписки. То есть, компания покупает лицензию на программное обеспечение и устанавливает его на своих серверах. Это требует больших первоначальных затрат, но снижает расходы на эксплуатацию в будущем.
SaaS – это подписка, позволяющая использовать систему электронного документооборота. Облачные решения оплачиваются по подписке (ежемесячной или ежегодной), что снижает первоначальные затраты, но повышает общую стоимость использования в целом.
Open Source – бесплатные решения с возможностью кастомизации. Однако стоимость настройки и поддержки достаточно высокая.
Также важно учитывать, что некоторые системы лицензируются по количеству пользователей. Чем больше сотрудников подключено, тем выше затраты.
Возможности системы
Перед тем, как выбрать программное обеспечение, нужно учесть особенности работы компании и цели внедрения ПО. Чем больше возможностей будет иметь СЭД, тем выше будет стоимость разовой покупки или подписки.
На стоимость систему электронного документооборота могут влиять такие возможности:
- Управление документами (поиск, хранение, версии);
- Электронная подпись;
- Интеграция с другими системами (ERP, CRM);
- Управление задачами и бизнес-процессами;
- Мобильный доступ;
- Поддержка искусственного интеллекта (AI) для анализа документов.
Также стоимость может зависеть от необходимости покупки серверного оборудования или облачного хостинга.
Затраты на внедрение
Помимо того, что за ПО нужно заплатить, компании также учитывать расходы на внедрение системы. В первую очередь, нужно провести обучение сотрудников. Руководители компании должны обеспечить сотрудников всеми необходимыми инструкциями, методическими материалами, организовать обучающие семинары.
Внедрение СЭД должно быть постепенным. Это поможет компании комфортнее перейти на новую систему и отказаться от бумажной документации.
Стоимость системы документооборота зависит от множества факторов: количества пользователей, интеграционных возможностей, модели лицензирования, особенностей внедрения. Чтобы правильно выбрать ПО и не переплатить, нужно учитывать потребности компании и особенности ее работы.
