Системы электронного документооборота

На определенном этапе развития, компания сталкивается с проблемами поиска, сортировки, приема, анализа, разгрузки документов. Все это поглощает время, ресурсы и деньги. Как же быть в таком случае, как облегчить и упростить документооборот? Большинство компаний решаются внедрить систему электронного документооборота. На что обратить внимание при выборе программного обеспечения и какие компании предлагают лучшие системы — об этом и другом можно узнать, дочитав статью до конца.

Топ-5 компаний поставщиков программного обеспечения

На рынке существует много компаний, предлагающих современные инструменты автоматизации. Часто внедрение такого программного обеспечения связано с большими затратами на реорганизацию предприятия. Поэтому очень важным является тщательный анализ и объективная оценка приобретенной системы. Ниже приведем примеры и особенности, на которые стоит обратить особое внимание при его выборе программного продукта.

Этлас

Этлас- Софт обеспечивает система электронного управления документацией, автоматизацию бизнес-процессов. Подходит для усовершенствования потоков документов в компаниях различных форм собственности и размера. Позволяет устранения неэффективности и организационного хаоса, как в малых, средних и крупных компаниях.

Благодаря постоянному совершенствованию ЭДО, компания Этлас в состоянии предложить систему, которая обеспечивает эффективную и быструю автоматизацию обработки документов, простой доступ к ним из приложения, безопасность данных и, прежде всего, сокращение издержек и повышение эффективности работы в организации. Программой можно пользоваться сразу же после того, как ее установит специалист.

Плюсы, особенности и возможности программы компании «Этлас»:

• Создавать, хранить электронные документы и карточки.
• Производить настройку уведомлений о прохождении статуса документа.
• Отслеживать движение документов по заданным маршрутам.
• Вести историю изменений документов.
• Вести журналы, контролировать сроки исполнения, формировать отчеты.
• Импортировать и экспортировать документы.
• Вести учет архива документов в бумажном виде.
• Интеграция с различными платформами и системами: Гугл Андроид, Linux, Windows, Apple MacOS и iOS.

• Обеспечивать конфиденциальность и сохранность информации важных документов. Ограничивать доступ к цифровой подписи и другим файлам.

Контур.Диадок

Стоимость минимального тарифа — от 1900 рублей за 250 исходящих документов. Стоимость максимальной подписки в месяц — 68 400 рублей за 12 000 документов.

Диагностика и настройка рабочего места осуществляется с помощью Контур.Плагина. Прочие настройки с подключением специалиста оплачиваются отдельно – от 2600 руб. в час.

Плюсы компании Контур.Диадок:

Тензор

Стоимость подключения — от 25 000 рублей. В стоимость входят: электронная подпись, документы для торгов, бухгалтерские документы и отчетность.

1С-ЭДО

 Стоимость зависит от целей, бюджета и задач компании. Предлагаются годовые тарифы, а также оплата за 3 или 6 месяцев обслуживания. Оплата осуществляется за комплект документов по сделке, а не за каждый отправленный документ. 1 комплект = от 2,5 до 10 рублей.

Минимальный тариф 500 комплектов – 36 000, максимальный- 20 тысяч комплектов стоимость 600 тысяч рублей.  Также есть тарифы на 1000, 2500,5000 и 10 000 комплектов.

Synerdocs

Компания предлагает с самого начала посчитать, сколько документов она отправляет контрагентам и партнерам и, исходя из этого, выбрать тариф. Стоимость минимального тарифа —150 документов за 1 500 рублей. Максимальный тариф — 2500 документом за 21 800 рублей. Все тарифы пользователь оплачивает за полгода и до того момента, когда будет превышен установленный лимит.

Таким образом, выбрав правильный инструмент, компания оптимизирует все бизнес-процессы. Что это означает для компании? Меньше потерянных документов, быстрое их обслуживание, сокращение времени на поиск важных бумаг.

Где стоит применять электронный оборот

Система электронного документооборота можно использовать практически в любых компаниях, где документы имеют похожий формат, а их наличие является повторяющимся.

Например:

• в банке;
• в строительных компаниях;
• в бухгалтерии;
• в офисах;
• в государственных учреждениях.

Единственными данными, которые меняются, являются: дата, суммы, личная информация и т.д. В остальных случаях, все остальное остается неизменным. Примеры документов, которые можно обрабатывать в системе ПС, являются:

• договора;
• накладные;
• счета-фактуры;
• документы финансово-бухгалтерского учета;
• документация системы качества,
• договора;
• заявление о приеме на работу;
• жалобы;

и многие другие.

На что обратить внимание, выбирая программу для компании

На рынке существует много компаний, предлагающих системы автоматического документооборота. Внедрение такого программного обеспечения связано с большими затратами на реорганизацию предприятия. Поэтому очень важно провести предварительный анализ систем. Ниже описаны особенности, на которые стоит обратить особое внимание при выборе:

1. Отслеживание статуса документа. Система электронного документооборота в компании должен позволять отслеживать их статус. Это значит, что специалист, которому поручено контролировать подачу документов, имеет полное представление о том, на каком этапе находится данный договор, счет-фактура или письмо.
2. Техническая поддержка. Поставщик электронного оборота счетов-фактур должен обеспечить возможность подачи неясности или нарушения в работе системы. Если все операции, связанные с документами, зависят от системы, очень важно, чтобы поставщик обязался в течение определенного времени решить все проблемы. В таком случае рекомендуется ознакомиться с отзывами тех, кто уже попробовал использовать данное программное обеспечение.
3. Хранилище документов. Документы всегда должны быть доступны на уровне системы и не храниться в отдельном месте. Такое решение облегчает и ускоряет работу и экономит время оператора. Хорошо, когда документы можно открывать и редактировать прямо в платформе, вместо того, чтобы открывать в отдельной программе, например, Microsoft Office.
4. Самостоятельное построение новых процессов документооборота. При назначении построении новых процессов это сэкономит время консультации с поставщиком программного обеспечения. Важно, чтобы система позволяла создавать процессов, без использования дорогостоящих IT-ресурсов, то есть, чтобы платформа не требует от пользователя дополнительных навыков программирования. Панель должна быть простой и интуитивно понятной.
5. Аутентификация и роли. Некоторые документы содержат в себе данные, которые не должны быть доступны для всех пользователей системы в организации. Одним из примеров таких данных являются суммы зарплаты. Поэтому важно иметь возможность предоставления доступа к данным, процессов и приложений только для определенной группы сотрудников.
6. Интеграция с внутренней ERP-системы или внешними системами. Компания, которая планирует ввести электронный документооборот, как правило, уже хранит данные в собственной программе. Поставщик должен обеспечивать легкую интеграцию, например, с базой SQL (в частности с использованием сервисов REST/SOAP) или включить интеграцию с внешним управлением.